Tips para usar mejor Zoom – Dudas de seguridad y privacidad

El software de videoconferencia es la piedra angular de cualquier equipo exitoso y productivo. Las herramientas de videoconferencia, como Zoom, permiten que las personas se reúnan y trabajen juntas de manera productiva “cara a cara” cuando no es posible reunirse en persona. Esto hace que la reunión remota sea mucho más humana, lo que es esencial para ayudar a los usuarios a sentirse y mantenerse conectados.

Este año, el número de usuarios de Zoom ha crecido rápidamente en torno a las preocupaciones por el coronavirus (COVID-19). Se estima que la compañía ha agregado 2.22 millones de usuarios activos mensuales hasta ahora en 2020, mientras que en todo 2019 agregó 1.99 millones de usuarios.

Nos sumergiremos en los detalles de Zoom y en todo lo que necesita saber sobre suscripciones, cómo comenzar y consejos profesionales para aprovechar al máximo su experiencia con Zoom.

¿Qué es el Zoom?

Zoom es una plataforma de videoconferencia basada en la nube que se puede utilizar para reuniones de videoconferencia, audioconferencia, seminarios web, grabaciones de reuniones y chat en vivo. Según nuestra investigación, Zoom es la solución de videoconferencia más popular para empresas con 500 empleados o menos, y la segunda solución más popular para empresas con más de 500 empleados, después de Skype for Business. Según la presentación de Zoom S-1 a principios de 2019, más de la mitad de las compañías de Fortune 500 están usando Zoom, y obtuvo un NPS promedio de más de 70 en 2018.

A continuación, profundicemos en los casos de uso de Zoom más comunes en un lugar de trabajo típico: Reuniones de Zoom y Salas de Zoom.

Tips para usar mejor Zoom

Zoom Meeting

¿Qué es una reunión de zoom? Las reuniones de Zoom son la base de Zoom, y el término se refiere a las reuniones de videoconferencia que utilizan la plataforma que permite a los asistentes de reuniones remotas y ubicadas en el mismo lugar comunicarse sin fricción. Como no necesita tener una cuenta de Zoom para asistir a las reuniones de Zoom, incluso puede reunirse con clientes o realizar entrevistas con candidatos remotos de manera virtual.

Una “reunión de Zoom” simplemente se refiere a una reunión organizada con Zoom, y los asistentes pueden unirse a la reunión en persona, a través de una cámara web o cámara de videoconferencia, o por teléfono. Por ejemplo, aquí hay una foto de mi equipo durante una reunión de Zoom. Todos asistíamos a la reunión de forma remota, pero a veces, asistimos a la reunión a través de la sala de conferencias de nuestra empresa, donde combinamos Zoom con el Búho de la reunión para crear una experiencia de reunión inclusiva para todos los asistentes.

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Zoom Room

Una sala Zoom es la configuración física del hardware que permite a las empresas lanzar Zoom Meetings desde sus salas de conferencias. Zoom Rooms es un sistema de hardware de videoconferencia definido por software para una sala de conferencias que permite a los usuarios programar, iniciar y ejecutar Zoom Meetings con solo presionar un botón. Las salas Zoom requieren una suscripción adicional además de una suscripción Zoom y son una solución ideal para empresas más grandes con muchos empleados que realizan reuniones Zoom de manera regular.

Para configurar una sala de zoom, necesita:

  • Una computadora para sincronizar y ejecutar Zoom Meetings
  • Una tableta para que los asistentes inicien Zoom Meetings
  • Un micrófono, cámara y altavoz.
  • 1 o 2 monitores de HDTV para mostrar participantes de reuniones remotas y compartir pantalla o presentación.
  • Un cable HDMI para compartir pantallas de computadora en la pantalla del televisor y un cable de Internet para conectar su conexión.

Ahora que entendemos qué es Zoom y los términos clave para usarlo, veamos los pasos para configurarlo con Zoom.

¿Cómo comenzar a usar Zoom?

1. Elija el plan adecuado para su equipo.

Zoom ofrece cuatro niveles de precios distintos para su suscripción comercial (sin incluir una suscripción a Zoom Room).

Zoom gratis: esta es la mejor opción si está probando Zoom, o si trabaja solo o con solo una o dos personas en la misma ubicación que usted y hace la mayor parte de la programación y coordinación de la reunión. Con la versión gratuita de Zoom, los usuarios pueden celebrar una cantidad ilimitada de reuniones, pero las reuniones grupales con múltiples participantes tienen un límite de 40 minutos.

2. Descargue Zoom.

Una vez que haya seleccionado el plan de Zoom que le gustaría comenzar a usar, puede registrarse y descargar Zoom en su computadora para comenzar a usarlo. Los usuarios pueden registrarse usando su correo electrónico laboral si se registran para obtener una cuenta gratuita individual, o si el administrador de su sistema se registra para una cuenta Pro, Business o Enterprise, se le invitará a registrarse para Zoom como uno de los anfitriones de su empresa.

Si está configurando un Zoom Room, también deberá descargar “Zoom Rooms for Conference Room” en la computadora de la habitación y “Zoom Room Controller” para la tableta en la sala de reuniones.

3. Sincronice Zoom a su calendario.

A continuación, querrá sincronizar Zoom a su calendario para poder programar reuniones de Zoom que aparezcan en su calendario, o para que pueda agregar fácilmente un enlace de Reunión de Zoom a eventos en su calendario para que los participantes remotos puedan unirse. Para hacer esto, cuando haya iniciado sesión en Zoom, vaya a “Configuración”, luego a “Reuniones” y luego a “Calendarios sincronizados”. Luego, active “Sincronizar reuniones de zoom desde calendarios” y toque para seleccionar los calendarios que desea sincronizar con Zoom. Al hacer esto, puede sincronizar calendarios con Zoom en ambas direcciones, por lo que su cliente de calendario ofrecerá una opción para agregar un enlace de Zoom, y su calendario mostrará Reuniones de Zoom que programe en la aplicación Zoom.

Si su empresa configura Zoom Rooms, puede sincronizar esas salas con el calendario compartido de su empresa para que los empleados puedan ver qué salas de reuniones están disponibles cuando van a reservar. Zoom Rooms también se puede configurar para mostrar las próximas reuniones para que los empleados sepan cuándo deben comenzar a terminar o cuándo pueden sentarse en una reunión sin cita previa.

4. Programe una reunión de Zoom.

Ahora está configurado para comenzar a usar Zoom. Puede programar una reunión con Zoom utilizando su cliente de calendario (como se explica y se muestra arriba), o puede programar una reunión a través de la aplicación Zoom. Para hacer esto, puede comenzar una nueva reunión en el momento haciendo clic en “Nueva reunión” o haciendo clic en “Programar reunión” para reservar una reunión de Zoom para el futuro:

Luego, puede editar los detalles de su reunión; por ejemplo, puede programar una reunión periódica, establecer una contraseña de reunión y elegir qué calendario desea sincronizar.

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Tips para usar mejor Zoom

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